Qué preparar antes de una consultoría de eCommerce: datos, documentos y preguntas

Llegar a una consultoría con más archivos no garantiza un mejor diagnóstico. Lo que ayuda es que la información tenga contexto: de dónde viene, qué período cubre, cómo se define y qué dudas siguen abiertas.

Esta guía propone una carpeta de preparación alrededor de cuatro áreas: tienda, números, comunicación y campañas. No hace falta tener todo resuelto antes de pedir ayuda. Sí conviene distinguir lo que sabés de lo que todavía necesitás investigar.

1. Escribí el problema con ejemplos

Prepará una descripción breve de qué querés entender y por qué importa ahora. En lugar de “el marketing no funciona”, podés señalar que los pedidos bajaron en un período, que una categoría recibe visitas pero genera pocas compras o que distintas herramientas muestran resultados difíciles de comparar.

Agregá qué intentaste, cuándo y qué observaste después. Separá el cambio realizado de la interpretación. Haber modificado anuncios antes de una caída no demuestra que esos anuncios la causaron; también pudieron cambiar stock, precios, estacionalidad o medición.

Elegí unas pocas preguntas prioritarias. Una primera conversación que intenta resolver al mismo tiempo catálogo, campañas, precios, operación y expansión puede terminar sin una decisión clara sobre por dónde empezar.

2. Prepará una vista de la tienda

Compartí las URLs de las categorías y productos relevantes, indicando qué parte del recorrido te preocupa. Señalá cambios recientes de plataforma, plantilla, fichas o medios de pago que puedan influir en la revisión.

Anotá las condiciones comerciales que una persona necesita entender: entrega, cambios, variantes, disponibilidad y cualquier restricción de la oferta. No hace falta armar una presentación de diseño si el problema es que falta información verificable de producto.

Si conocés una incidencia, describí cómo reproducirla y en qué dispositivo ocurre. Un video o captura puede ayudar, pero evitá mostrar información personal de compradores. La evidencia debe permitir investigar el problema sin exponer datos que no hacen falta.

3. Ordená los números con sus definiciones

Elegí un período que permita entender el problema y, cuando tenga sentido, una comparación equivalente. Identificá cambios de moneda, descuentos, devoluciones o criterios contables que dificulten comparar los valores.

No mezcles facturación bruta, ingresos netos y dinero efectivamente cobrado como si fueran lo mismo. Tampoco combines pedidos creados y pagados sin indicar cuál contás. Si no conocés una definición, dejala como pregunta pendiente en vez de completar un número para que la planilla parezca terminada.

Para analizar productos, puede ser útil contar con sus costos y condiciones. El nivel de detalle necesario depende del alcance de la consultoría. Empezá por los datos pertinentes, no por exportar toda la información sensible de la empresa.

4. Mostrá qué comunicación está activa

Reuní ejemplos recientes de anuncios, emails, publicaciones y fichas vinculadas con la pregunta principal. Incluí el mensaje, el destino y el contexto de uso. Una captura aislada puede ocultar que la pieza formaba parte de una secuencia o una promoción ya terminada.

Prepará un inventario de automatizaciones con su propósito y estado conocido. No hace falta cambiar los flujos antes de la reunión. Si no sabés qué evento activa uno, esa incertidumbre es parte del diagnóstico.

Anotá quién produce, quién aprueba y qué capacidad está disponible. Una recomendación de contenido tiene que considerar si existen producto para fotografiar, información técnica y personas que puedan revisar las piezas.

5. Llevá el contexto de las campañas

Registrá canales activos, objetivos declarados, presupuesto del período y cambios relevantes. Acompañá los reportes con sus definiciones de conversión y atribución cuando las conozcas. Dos plataformas pueden contar una misma compra, por lo que sumar sus ingresos atribuidos no garantiza una cifra de ventas únicas.

Si una campaña tiene una restricción operativa, señalala. Puede estar limitada a ciertos productos por stock o a determinados destinos por logística. Sin ese contexto, alguien podría interpretar como un error una decisión que responde a una condición real del negocio.

No hagas cambios apresurados para que la cuenta se vea más ordenada antes de la revisión. Conservar el contexto de cómo se trabajó ayuda a explicar qué pasó. Las modificaciones pueden definirse después, con alcance y autorización claros.

Un índice simple para la carpeta

No hace falta usar una herramienta específica. Una carpeta y un documento índice pueden alcanzar si permiten ubicar la versión correcta y entender qué contiene cada archivo.

Cómo compartir sin entregar acceso de más

Acordá primero qué se necesita revisar y con qué nivel de acceso. Cuando sea suficiente, empezá con reportes acotados o permisos de lectura. Si después hace falta implementar, la autorización y los permisos pueden evaluarse por separado.

No pegues contraseñas, claves ni datos completos de clientes dentro de un documento general. Preferí invitaciones a usuarios identificados cuando la plataforma las admita. Definí también quién retira esos accesos al terminar el trabajo y qué información debe conservarse o eliminarse según lo acordado.

Que un profesional pueda ver una cuenta no significa que esté autorizado a modificarla. Dejá esa diferencia explícita para evitar cambios que el negocio todavía no revisó.

Preguntas que conviene llevar a la reunión

Preguntá qué evidencia falta para distinguir las causas posibles, qué problema debería investigarse primero y qué decisiones no conviene tomar todavía. Pedí que las recomendaciones separen observaciones de hipótesis y expliciten sus dependencias.

También conviene preguntar quién tendría que ejecutar cada propuesta. Si la consultoría entrega orientación pero tu equipo no tiene capacidad de implementación, esa limitación debe aparecer en el plan y no descubrirse cuando las tareas quedan detenidas.

Qué debería quedar después

Buscá un resumen de lo entendido, las limitaciones y el siguiente paso con responsable. La preparación no tiene como objetivo obtener una respuesta infalible en una reunión, sino aprovecharla para reducir incertidumbre y ordenar el trabajo.

Para evaluar el documento de diagnóstico que recibas, podés usar la guía de entregables de una auditoría de marketing de eCommerce. Preparar información y evaluar conclusiones son dos partes del mismo proceso, pero no son el mismo entregable.